Projektcontrolling, das funktioniert – Tipps & Checklisten

Budget, Zeit & Qualität im Griff

Die zunehmende Bedeutung von Projektcontrolling

In einer sich stetig wandelnden Unternehmenswelt nimmt die Bedeutung von Projekten als Werttreiber zu. Eine Studie der GPM ergab, dass 2022 fast 35 % der gesamten Arbeitszeit in Deutschland auf Projekte entfielen, was einer Bruttowertschöpfung von 1,2 Billionen Euro entspricht. Diese Entwicklung zeigt, dass professionelles Projektcontrolling essenziell ist, um sicherzustellen, dass Projekte ihre Ziele erreichen und langfristig einen messbaren Nutzen generieren.

Projektcontrolling: Definition und Aufgaben

Nach DIN 69901 ist Projektcontrolling die "Sicherung des Erreichens der Projektziele durch Soll-Ist-Vergleiche, Feststellung von Abweichungen, Bewertung der Konsequenzen und Vorschlag von Korrekturmaßnahmen". Ein ganzheitlicher Ansatz erweitert dieses Verständnis, indem nicht nur der Projekterfolg während der Durchführung, sondern auch der nachhaltige Nutzen nach Projektabschluss betrachtet wird.

Erfolgsfaktoren eines effektiven Projektcontrollings

 

1. Stakeholder-Analyse und Kommunikation

Eine fundierte Stakeholder-Analyse hilft, alle relevanten Anspruchsgruppen frühzeitig zu identifizieren und ihre Erwartungen in die Projektsteuerung einzubinden. Dies reduziert Widerstände und erhöht die Akzeptanz des Projektergebnisses.

Checkliste: Stakeholder-Analyse

  • Wer sind die wichtigsten Beteiligten? (Kunden, Mitarbeitende, Investoren etc.)
  • Welche Erwartungen haben sie an das Projekt?
  • Welche Risiken können durch Stakeholder entstehen?
  • Wie kann man sie frühzeitig einbinden und informieren?

2. Business Case als Steuerungselement

Ein Business Case definiert von Beginn an den erwarteten Nutzen und dient als roter Faden für das Controlling. Er enthält nicht nur finanzielle Aspekte, sondern auch qualitative Zielsetzungen und Rahmenbedingungen, die während des gesamten Projektverlaufs überprüft und angepasst werden müssen.

Checkliste: Business Case-Erstellung

  • Was ist das Hauptziel des Projekts?
  • Welche Kosten sind eingeplant?
  • Welcher Nutzen wird erwartet?
  • Gibt es Risiken, die den Erfolg gefährden könnten?
  • Wie wird der Nutzen nach Projektende gemessen?

3. Nutzenorientierte Steuerung

Der tatsächliche Projekterfolg zeigt sich nicht nur in der fristgerechten Fertigstellung, sondern vor allem in der nachhaltigen Wirkung der Ergebnisse. Ein wirksames Controlling umfasst daher auch eine Nachbetrachtung zur Überprüfung des realisierten Nutzens.

Checkliste: Nutzenbewertung nach Projektabschluss

  • Wurden die definierten Ziele erreicht?
  • Ist der erwartete Nutzen eingetreten?
  • Welche Anpassungen waren notwendig?
  • Welche Learnings können für zukünftige Projekte genutzt werden?

4. Methodenwahl: Agil, klassisch oder hybrid?

Die Wahl der Projektmanagement-Methode hängt von den spezifischen Anforderungen ab. Agile Methoden, wie SCRUM, ermöglichen schnelle Anpassungen, während klassische Ansätze mit detaillierter Planung mehr Stabilität bieten. Hybride Modelle kombinieren beide Methoden und können somit für viele Projekte die beste Lösung darstellen.

Checkliste: Auswahl der richtigen Methode

  • Ist das Projekt gut planbar oder gibt es viele Unsicherheiten?
  • Sind schnelle Anpassungen notwendig?
  • Ist das Team erfahren im agilen Arbeiten?
  • Gibt es feste Vorgaben, die eine klassische Planung erfordern?

5. Change Management als Erfolgsfaktor

Projekte bedeuten immer Veränderung. Ein durchdachtes Change Management begleitet den Prozess, um Akzeptanz sicherzustellen und Widerstände zu minimieren. Dies sollte nicht erst in der Umsetzungsphase beginnen, sondern bereits in der Planungsphase integriert werden.

Checkliste: Erfolgreiches Change Management

  • Wer wird von den Veränderungen betroffen sein?
  • Welche Widerstände könnten entstehen?
  • Wie kann das Team auf die Veränderungen vorbereitet werden?
  • Welche Kommunikationsstrategie wird genutzt?

Controlling-Perspektive – Was müssen ControllerInnen und CFOs beachten?

Frühzeitige Einbindung der ControllerInnen!

Controller sollten nicht erst bei der Kostenkontrolle eingebunden werden, sondern bereits in der Planungsphase. Laut einer Studie von Roland Berger (2021) scheitern bis zu 40 % der Projekte aufgrund mangelnder finanzieller Steuerung und fehlender Transparenz bei der Mittelverwendung. Ein integrierter Ansatz stellt sicher, dass Kosten, Zeit und Qualität kontinuierlich überwacht werden.

Wichtige Kennzahlen für das Projektcontrolling:

  • Earned Value (EV): Wie viel Wert wurde bereits geschaffen im Verhältnis zu den geplanten Kosten?
  • Cost Performance Index (CPI): Verhältnis zwischen geleisteter Arbeit und den tatsächlich entstandenen Kosten.
  • Schedule Performance Index (SPI): Bewertung des Projektfortschritts im Vergleich zur geplanten Zeit.
  • Return on Investment (ROI): Bewertung des finanziellen Erfolgs nach Projektabschluss.

Strategische Steuerung durch CFOs

CFOs sollten Projektcontrolling nicht nur als operatives Instrument betrachten, sondern als strategischen Hebel für die Unternehmensentwicklung. Laut einer Untersuchung von McKinsey (2022) erzielen Unternehmen mit einem aktiven Projektportfoliomanagement eine um bis zu 25 % höhere EBIT-Marge.

Empfehlungen für CFOs:

  • Einrichtung eines zentralen Project Management Office (PMO) zur Koordination und Kontrolle.
  • Einführung von Rolling Forecasts zur frühzeitigen Erkennung von Abweichungen.
  • Verwendung von Szenario-Analysen zur Abschätzung von Risiken und Chancen.
  • Integration von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) in die Projektbewertung.

Digitale Tools und Automatisierung im Projektcontrolling

Der Einsatz von digitalen Controlling-Tools erhöht die Transparenz und vereinfacht die Steuerung komplexer Projekte. Tools wie CoPlanner ermöglichen eine Echtzeitüberwachung von Budgets, Meilensteinen und Ressourcen sowie aller Finanzprozesse.

Weitere hilfreiche Tools für Projektcontrolling können sein:

Fazit: Controlling als strategischer Erfolgsfaktor

Effektives Projektcontrolling geht über reine Kosten- und Zeitkontrolle hinaus. Es stellt sicher, dass Projekte nicht nur effizient umgesetzt werden, sondern auch langfristig den gewünschten Mehrwert bringen. Controller sollten daher frühzeitig in Projekte eingebunden werden und als Business Partner agieren, um Transparenz, Steuerbarkeit und nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten.

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